Posted 28 июля 2015,, 10:56

Published 28 июля 2015,, 10:56

Modified 18 августа 2022,, 20:04

Updated 18 августа 2022,, 20:04

Экономно и качественно или самостоятельно и … сложно!

28 июля 2015, 10:56
Что выбрать тендерный аутсорсинг или участвовать самостоятельно?

Не буду рассказывать, что дает участие в закупках, об этом уже много говорилось.

Цель статьи определить, нужен ли тендерный отдел на предприятии или стоит отдать эту работу специализированной организации.

Рассмотрим малый бизнес.

Начнем с самого начала.

Проанализировав рынок закупок, государственных и коммерческих (это первое, что нужно сделать), вы или ваша организация решили участвовать в тендерах. И тут возникает резонный вопрос: кто этим будет заниматься? Будет ли этим заниматься конкретно взятый специалист или же несколько специалистов? Либо вы прибегните к сторонней помощи, а именно к тендерному консалтингу?

Если вы планируете только время от времени участвовать в тендерах, и не хотите делать это направление основным источником заказов, то одного специалиста будет более чем достаточно. Однако если у вас крупная организация и вы на постоянной основе хотите получать заказы от участия в торгах, то стоит задуматься о полноценном отделе, который будет заниматься всеми этапами участия в торгах: от поиска информации, до непосредственного заключения контрактов. Помимо этого, такой отдел должен будет плотно взаимодействовать и с другими подразделениями в вашей организации.

Для быстрого же старта, или когда у вас нет желания раздувать свой штат, можно воспользоваться аутсорсингом тендерного отдела. В таком случае вам не придется создавать новые рабочие места, заниматься их обустройством (закупать дополнительное компьютерное оборудование, ПО, мебель и т.д.), а также платить регулярно зарплату, налоги и т.д.

Некоторые руководители также “грешат” тем, что поручают работу с тендерами какому-нибудь из своих сотрудников в виде дополнительной нагрузки за доплату. Чаще всего — менеджеру отдела продаж или юристу. Но могу вас огорчить. Такой подход не работает. В этом случае работа будет выполняться для “галочки” и не принесет вам желаемых результатов.

Давайте рассмотрим, какие же функции должен выполнять созданный тендерный отдел. Ниже приведены только основные функции отдела, который занимается участием в торгах:

1. Подготовка необходимых документов и получение электронной подписи;

2. Аккредитация (переаккредитация) на государственных и/или коммерческих электронных площадках;

3. Настройка необходимого программного обеспечения для участия в электронных аукционах;

4. Поиск информации о проводимых государственных и/или коммерческих тендерах, согласно специфике деятельности организации;

5. Изучение и анализ документации, технического задания;

6. Анализ конкурентной среды и мониторинг итогов предыдущих закупок;

7. Согласование с высшим руководством нюансов участия в той или иной закупке, а также принятие окончательного решения;

8. Подготовка документов, заполнение форм и подача заявок;

9. Знание законодательства, регламентирующего процедуры закупок;

10. Непосредственное участие в торгах (личное или дистанционное);

11. Подготовка необходимых запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок, а также взаимодействие с заказчиками;

12. Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках, а также результатов таких закупок;

13. Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации;

14. Заключение контрактов.

Как вы видите, это довольно объемный перечень работ. Поэтому если вы “навесите” всю эту работу на имеющегося в штате сотрудника, у которого есть и другие должностные обязанности, то полностью провалите это направление.

Из всего выше сказанного можно сделать вывод:

1. Если вы планируете создать свой тендерный отдел, то начинайте с 1-го, максимум 2-х человек. Не стоит сразу набирать большой штат. Принять на работу нового человека всегда проще, чем его уволить.

2. При создании тендерного отдела с нуля, то не ждите сразу от него большой отдачи. Необходимо для начала проанализировать все бизнес процессы внутри организации, определить функции отдела, подготовить положение об отделе, расписать должностные инструкции, определить цели и задачи. Также необходимо регулярно обучать данных сотрудников, повышать их квалификацию, мотивацию и заинтересованность в конечном результате.

3. Не “вешайте” работу с тендерами на менеджера отдела продаж, юриста, либо другого сотрудника за дополнительную плату. Результат в таком случае будет нулевым.

Теперь давайте рассчитаем стоимость тендерного отдела, состоящего из одного Специалиста (именно Специалиста, обученного, имеющего опыт).

1. Организация рабочего места – разовые затраты от 15 до 25 тысяч рублей (мебель, компьютер, лицензионное программное обеспечение).

2. Содержание в штате специалиста (ФОТ) – в среднем 35-40 тысяч рублей, при заработной плате того же специалиста от 20 000 рублей. В год выходит круглая сумма – от 420 000 – 480 000 рублей.

Готовы ли вы потратить такую сумму?

Если вам нужен быстрый результат при минимальных финансовых издержках, то воспользуйтесь тендерным аутсорсингом. Это не так дорого, как кажется. Вы избегаете лишних затрат на организацию рабочих мест, уплату дополнительных налогов. Вы получаете Специалиста, в лице специализированной организации, без больничных и декретных отпусков!

"