Как ставить задачи, чтобы они исполнялись в срок

Как ставить задачи, чтобы они исполнялись в срок
Мнение

24 июня 2014, 18:13
Илья Алябушев
"Мой меч - твоя голова с плеч" - вот ключевой принцип менеджмента в наших краях последние тысячу лет. Но мир изменился! Узнайте, как современный менеджмент отвечает на вопрос постановки исполнимых задач сотрудникам.

Формула исполнимого поручения

Кто виноват?

“Мой меч - твоя голова с плеч” - вот ключевой принцип менеджмента в наших краях последние тысячу лет. Мы постоянно работаем с руководителями и видим очень похожую картину. Поручения раздаются “на бегу”. У современного руководителя часто просто нет времени остановиться и задуматься, нужно ли вообще это поручение, принесёт ли оно пользу бизнесу.

Разумеется, на эту тему написано множество трудов. Есть готовые схемы. Но все они “тяжёлые”, все они требуют переключить мозг в режим детальных рассуждений. А мозг руководителя в повседневной рутине просто отказывается постоянно переключаться.

Поэтому эксперты компании “Практика Системного Бизнеса” подготовили для вас простую и ёмкую формулу исполнимого поручения. Это не только короткая последовательность шагов, это культура, которая способна изменить к лучшему бизнес и саму жизнь.

Сама формула поручения

Не будем откладывать, перейдём сразу к простой последовательности действий:

Шаг первый. Зачем это поручение нужно?

  • Ответить себе: зачем это поручение нужно моему отделу, направлению или бизнесу?

Шаг второй. Что я жду в результате?

  • Вообразить, как должен выглядеть результат исполнения поручения.

  • Сформулировать результат, описать конкретный документ или событие - то, что можно будет потом заснять на видеокамеру.

  • Шаг третий. Записать поручение с глагола

    • Записать поручение своими руками туда, куда в любой момент могут заглянуть исполнители и добавить пару строк от себя. Это очень важно. В процессе короткой записи часто меняется сама суть поручения.

  • Начать с глагола, например: Подготовить, Сделать, Договориться, Решить, вместо Делать или Обсудить. В тексте поручения уже должен быть указан полезный результат.

  • Использовать 5 слов и больше, записывать так, чтобы поручение было понятно и через два месяца.

  • Добавить в описание этого поручения наши ответы на вопросы "Зачем" и "Что жду" - это станет критерием приёмки результатов исполнения поручения. Эти ответы помогают исполнителю сориентироваться быстрее.

  • Шаг четвёртый. Спросить первый шаг у исполнителей

    • Предложить исполнителям самим определить и записать первый шаг для выполнения этого поручения. В этот момент сразу становится понятно, насколько исполнители поняли поручение и насколько они готовы к такой задаче.

  • Использовать для записи этого шага то же общедоступное место, где уже записано само поручение. Первый враг руководителя - это личные блокноты подчиненных. Пока все записи скрыты в личных блокнотах, ни кто не узнает, как именно исполнители поняли свою задачу.

  • Научить команду планировать недельные “рывки” - записывать первые шаги в начале недели сразу для всех актуальных поручений. Чтобы отвечать на все вопросы разом без постоянных переключений руководителя и сотрудников.

  • Проверить результат в конце недельного “рывка”

    • Проверить результат выполнения сразу всех поручений недельного “рывка”.

  • Вместе с исполнителями сформулировать следующие необходимые поручения по этой теме.

  • Found a typo in the text? Select it and press ctrl + enter