Как отпустить работников без оплаты

Отпуск без содержания

Самое выгодное для организации – это, конечно же, предоставить работникам отпуск без сохранения заработной платы. Во время такого отпуска не начисляется заработная плата, не уплачиваются обязательные страховые взносы, в страховой стаж работника данный период не включается. Кроме того, время отпусков без сохранения зарплаты, превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года, не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск у конкретного работодателя. Исчисление стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, производится в соответствии со ст. 121 ТК РФ. При этом дата окончания рабочего года смещается на число дней, исключенных из указанного стажа (письмо Роструда от 14.06.2012 №854-6-1).

Отпуск без сохранения заработной платы предусмотрен Трудовым кодексом (ТК РФ). Так, в соответствии со ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Допускается предоставление неоплачиваемого отпуска работнику только при соблюдении следующих условий:

– отпуск должен быть инициирован самим работником и предоставлен на основании его личного письменного заявления;

– предоставление такого отпуска обусловлено возникновением соответствующих семейных обстоятельств или других уважительных причин, которые имеют место в жизни работника.

Таким образом, отпуск без сохранения заработной платы возможен лишь при желании самого работника, которое выражается в его письменном заявлении. Инициатива его предоставления исходит только от самого сотрудника.

В свое время Минтруд России в постановлении от 27.06.1996 №40 указал на то, что вынужденные отпуска без сохранения заработной платы по инициативе работодателя законодательством о труде не предусмотрены, и работник может обратиться в трудовую инспекцию или суд за защитой своих прав и интересов, напоминает эксперт.

Однако в 2009 году мнение об «отпусках без содержания» немного смягчилось. Так, в соответствии с решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 29 апреля 2009 года (протокол №4), были направлены рекомендации по взаимодействию социальных партнеров в организации в условиях экономического кризиса. И в п.13. указано, что среди возможных мер, связанных с сохранением кадрового потенциала и рабочих мест, могут быть выделены следующие действия: предоставление по просьбе работников (по личному заявлению) отпусков без сохранения заработной платы. То есть по рекомендациям получается, что отправлять в отпуска без содержания можно и по инициативе работодателя, главное, чтобы было личное заявление от работника.

Анализируя судебную практику, можно прийти к следующим выводам. Работнику, для того чтобы убедить суд в неправомерности отпуска без сохранения заработной платы, нужно предоставить доказательства того, что он либо не подписывал заявления о представлении отпуска без содержания, либо подписывал его под давлением (Санкт-Петербугский городской суд – определение от 14 февраля 2011 года по делу №33-1997/2011; Московский областной суд – определение от 6 мая 2010 года по делу №33-8506)».

Таким образом, если работодатель сможет договориться со своими работниками на предоставление им отпусков без сохранения заработной платы, то претензий быть не должно.

Как правильно оформить

Теперь остановимся на том, как оформить отпуск без сохранения заработной платы.

1. Основанием для предоставления отпуска без сохранения заработной платы будет являться личное заявление работника. В нем рекомендуется указывать конкретные причины, которые стали основанием для ухода в отпуск за свой счет.

2. Исходя из анализа правовых норм трудового законодательства, отпуск без сохранения заработной платы предоставляется в календарных днях, продолжительность его определяется по соглашению между работником и работодателем. Продление отпуска без сохранения заработной платы на праздничные дни, в случае если они выпадают на согласованный период отпуска, по аналогии с основными и дополнительными отпусками (абз. 1 ст. 120 ТК РФ), не производится, так как это не предусмотрено ТК РФ. Например, работник в личном заявлении может указывать дату начала отпуска как с 1 января, так и с 12 января, а выходом на работу будет именно та дата, которая согласована с работодателем.

3. На основании заявления должен быть издан приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска по форме Т-6 (если применяются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1), с которым работника знакомят под личную подпись.

После издания приказа сведения о периоде отпуска за свой счет следует отразить в личной карточке работника.

В табеле учета рабочего времени проставляются обозначение – «ДО» (цифровой код 16 отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя).

У некоторых работников могут быть и не использованные основные отпуска. В этом случае сотрудники могут ими воспользоваться. При этом имейте в виду, что если сотрудник идет в отпуск не по графику отпусков, то работодатель может отказать ему в этом. Логика здесь следующая. График – это результат достигнутого соглашения обеих сторон трудовых отношений. После его утверждения в качестве локального акта график приобретает силу документа, обязательного как для работника, так и для работодателя. При этом работники должны понимать, что самовольное использование отпуска, равно как и его перенесение без согласования с работодателем законодательно квалифицируется как прогул и может стать для работодателя основанием для применения к работнику дисциплинарного взыскания. В любом случае работодателю нужно понимать, что сотрудники могут обратиться как в трудовую инспекцию, так и в суд.

Если работодатель не готов к спору со своими работниками, то можно оформить перенос отпуска и изменение графика отпусков по правилам и предоставить сотруднику отпуск по его заявлению. При этом на часть дней (в том случае если количество дней основного или дополнительного отпуска не хватит) работник может написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы (в соответствии с теми правилами, которые были описаны выше).

По чьей вине простой?

Если по предварительным подсчетам сумма отпускных будет получаться значительная, то можно рассмотреть вариант с оформлением простоя. В этом случае необходимо руководствоваться ст. 157 ТК РФ.

Можно выделить три вида простоя:

• по вине работодателя (из-за административного приостановления деятельности, перепрофилирования бизнеса; негативных процессов в экономике, в том числе финансового кризиса; невыполнения работодателем обязательств по договорам с контрагентами, из-за чего возникли проблемы с поставкой сырья; отсутствия заказов на продукцию компании-работодателя; падения котировок на сырье, что вызывает рост себестоимости продукции, и иных предпринимательских рисков);
• по вине работника (нарушение правил техники безопасности, трудовой дисциплины, умышленное повреждение производственного оборудования, хищение материалов и т. д.);
• по причинам, не зависящим ни от работника, ни от работодателя (аварии, стихийные бедствия, погодные условия, катастрофы природного или техногенного характера, пожары, наводнения).

Если вместо отпуска без сохранения заработной платы вы решили оформить простой, то это будет простой по вине работодателя. Статья 157 ТК РФ устанавливает, что время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее 2/3 среднего заработка работника.

Разберем пошаговую инструкцию оформления факта простоя:

1. Извещение работников и издание приказа. В нем должны содержаться следующие сведения:

• по чьей вине возник простой;
• причины простоя;
• даты начала и окончания простоя (если они известны);
• какие цеха (участки, отделы и т. д.) переводятся на этот режим;
• порядок оплаты времени простоя;
• лицо, ответственное за исполнение данного приказа.

С приказом следует под роспись ознакомить сотрудников, участвующих в простое.

2. Акт о простое. Он отражает обстоятельства простоя и является основанием для исчисления оплаты труда или среднего заработка работника. Законодательно его форма также не установлена. Акты и другие первичные документы о простое могут быть составлены единолично руководителем.

3. Извещение службы занятости. Внимание! Согласно абз. 2 п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 №1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» при введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, а также при приостановке производства работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом в органы службы занятости в течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий.

Следует отметить, что названная норма права предусматривает обязанность работодателя уведомлять орган занятости о приостановке производства. При этом указанная норма не конкретизирует, о приостановке всего производства идет речь либо о приостановке производства структурных подразделений. Роструд в п. 6 Письма от 19.03.2012 №395-6-1, рассматривая вопрос о необходимости уведомлять службу занятости о начале простоя, указал, что в п. 2 ст. 25 Закона РФ №1032-1 идет речь о приостановлении производства в целом. Тогда лучше уведомить об этом (в свободной форме) центр занятости. Неисполнение данной обязанности согласно статье 19.7 Кодекса РФ об административных правонарушениях может привести к административному штрафу: для граждан – в размере от ста до трехсот рублей; для должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей; на юридических лиц – от трех тысяч до пяти тысяч рублей.

Вывод

Итак, отпустить работников можно следующим законным образом:

1. Если есть уверенность в том, что работники поймут сложившуюся ситуацию и дадут согласие на отпуск без содержания, то это самый выгодный вариант (при правильном оформлении и с учетом возможных рисков).
2. Если у работников есть неиспользованные отпуска, то они, конечно же, этим попытаются воспользоваться. Работники, у которых нет неиспользованных отпусков, тоже могут написать заявление о предоставлении отпусков за текущий период, в этом случае работодатель может им его предоставить, а может и отказать. В случае представления необходимо внести изменения в график отпусков. Оплата отпуска производится в обычном порядке, при этом на оставшуюся часть календарных дней, не охваченную отпуском, работник может написать заявление на отпуск без содержания.
3. Если отпускников много, то можно рассмотреть вариант с оформлением простоя по вине работодателя, в этом случае работникам платят по 2/3 от среднего заработка (не забыть уведомить службу занятости). Хотя и при оформлении простоя работник может написать заявление на очередной оплачиваемый отпуск.

Но отпустить без оплаты возможно только по первому пункту.