Выскочить из колеса хоть иногда

Выскочить из колеса хоть иногда
Мнение

19 марта 2016, 10:57
Юлия Кульчицкая
Интернет-мем - белочка в колесе. Это когда уже ничего не надо описывать. Предприниматель, быстро-быстро перебирающий лапами для того, что бы выжить. По следам недоговоренного на бизнес-завтраке в 2ГИС

Белочка в колесе  - интернет-мем, когда уже ничего не надо описывать. Предприниматель, быстро-быстро перебирающий лапами для того, что бы выжить. У него сужено зрение, он не смотрит по сторонам, его подташнивает, у него голова кружится. Нет, конечно, есть те, кто не задумывается вечером, где взять 25 час, а утром – как бы так сделать, чтобы не нервничать от мысли о приходе на работу. Но таких мало. Сильно больше тех, кого когда-то подхватила лавина обязательств, обещаний, неотложных дел и авралов и не отпускает до сих пор. Что делать, что бы лавина схлынула, а из колеса выпускали хотя бы иногда?

ТОП-8 способов  снижения нагрузки на голову.

1. Выделите ПОЛЧАСА в день для внедрения изменений

Важно помнить, что наш тренированный мозг выполняет только то, что запланировано, воспринимая всё остальное, как помехи. Иначе говоря, планируйте всё: работу, отдых, посещения врача и кофе с друзьями. Планируйте хотя бы полчаса для внедрения изменений. Это время вы будете тратить на анализ, планирование, постановку целей, описание процессов, разбор мусора и т.д. Поставьте в известность коллег, что в это время вы планируете, разбираете завалы, пишите. Ставьте специальные значки на почту и мессенджеры, табличку на стол или объявление на кабинет. Иначе никак, ведь все хотят изменений и улучшений, но именно они требуют от нас усилий и времени. Каждый сам творец своего счастья.

2. Уточните свои цели, ценности и принципы

Вот казалось бы – очевидно. Конечно, мы все знаем, чего хотим. Вот тут важно, чтобы мы понимали несколько вещей. Во-первых, разницу между целями, ценностями, принципами. И во-вторых, периодически проводите ревизию. Меняемся мы, меняются и ценности.

3. Проведите ревизию ваших текущих задач

После ревизии целей и ценностей, скорее всего, потребуется ревизия задач. Так ли важно сегодня выполнять то, что вы запланировали? Или может сосредоточиться на каких-то других действиях? Проведите эксперимент. Запишите ваши ежедневные и еженедельные задачи, а также чистое время, которое одни у вас занимают,  сравните получившееся число с сорокачасовой рабочей неделей:

если время ваших задач намного больше 40 часов, вы реально много работаете! Но, вероятно, не очень продуктивно. Или вы не эффективны как управленец. 40 рабочих часов не взялись с неба. Это то время, когда ваш мозг способен работать без длительного отдыха.

если время ваших задач меньше 40 часов, то вы много отвлекаетесь на посторонние дела, и с этим тоже надо бороться или вы много времени тратите на логистику, коммуникации и поглотители времени. Особенно в последнее время много действий люди совершают, даже не задумываясь о том, что их логистика может быть неоптимальной. Речь не обязательно транспортной логистике, много лишнего времени и сил тратится на ошибки в организации процессов и коммуникаций.

Нас разбаловали автомобили, мобильные телефоны и компьютеры. Попробуйте хотя бы один день по очереди (все вместе не надо) исключить их из своей жизни и устроить ее так, чтобы ничего не рухнуло и не сломалось. Проведите свои дни «без автомобиля», «без мобильного телефона», «без компьютера».  И тогда Вам не придется гордо заявлять что «бешеной собаке 100 км не крюк». Это не повод для гордости. Оптимальные потоки выстраиваются не сразу. Про это можно диссертацию написать. Но именно они экономят время не только вам, но и вашим коллегами и подчиненным.

4. Ограничьте поток входящих задач

 «Нет» всему, что не соответствует целям, должностным обязанностям. Наведите порядок в старых делах, используйте, например, метод «трех кучек». И не начинайте новых проектов, не разобравшись со старыми (от них можно просто отказаться, если они не актуальны, но их надо закончить).

5. Концентрируйтесь на задаче.

Методов концентрации много. Например, метод Помидора. Или метод Шваба. Выберете свой и используйте, пока не научитесь делать это автоматически. Отключите «конвертики», спланируйте свои «время/блоки» и придерживайтесь их.

6. «Товарищ, помни правило простое. Работаешь сидя, отдыхай стоя». Качество отдыха важно, чем количество. Меняйте сферы деятельности. Посидели – походите. Прошли время/блок звонков – поработайте с документами. Каждый час давайте себе 10 минут отдыха. И помните, время отдыха не суммируется. То есть поработать 2 часа и отдохнуть 20 минут не выйдет. Отдыхать надо каждый час.

7. Улучшайте процессы

Еще один эксперимент. Опишите любую постоянно выполняемую вами задачу как процесс: по шагам, по ресурсам,  по необходимой информации, по занимаемому времени, по результату.  Теперь найдите места, где можно оптимизировать процесс.  Например, удалите один из шагов, не влияющих на качество, измените инструменты, ресурсы, выберите другое время для выполнения задачи. Исправьте инструкцию.  Зачем?

· Во-первых, любой не описанный процесс обладает лишними функциями и шагами.

· Во-вторых, описанный процесс проще делегировать. Он становится инструкцией, а не тайным знанием.

· В-третьих, вам легче будет планировать день, поскольку вы знаете, сколько времени занимает каждая задача. Не предполагаете, а именно знаете.

8. Держите голову пустой

Голова нужна, чтобы думать, а не помнить. Количество выборов в течение дня ограничено. Убрали одно дело из головы на бумагу, можете заполнить пространство другим. Используйте технологии: фотоаппарат, диктофон, заметки в телефоне. Еще один способ держать голову пустой — чек-лист. Выпишите все ежедневные повторяющиеся задачи и отмечайте выполнение каждой, чтобы не держать их в голове. Выполнил — вычеркнул. Мозг страшный формалист. Ему важен процесс вычеркивания. У меня есть чек-листы по дням недели.

Верните себе любовь к работе. Например, по методам Михайя Чиксентмихайи. Попробуйте сделать из работы игру-квест.  Цель видим, задачи упрощаем или усложняем, навыки совершенствуем и фиксируем эти изменения, концентрируемся на процессе и получаем обратную связь.

И еще, договоритесь с собой, что:

· Сначала делаю, а потом думаю: «А поможет ли?» - точнее уже наблюдаю изменения.

· Не перехожу к следующему шагу, пока не выполнен предыдущий.

· Не сомневаюсь в своих силах.

· Лучше сделать плохо, чем не сделать ничего. Лучшее – враг хорошего.

 

 

Found a typo in the text? Select it and press ctrl + enter