Как уменьшить затраты

Возьмём эту фразу за эталон и будем к нему стремиться.

Я попробую упрощенно пройтись по нескольким участкам бизнеса, с проблемами в которых мы нередко сталкиваемся у наших клиентов. Также попробуем всё-таки разобраться, какие участки правильней передавать на Аутсорсинг, а какие надо осваивать самостоятельно. Мне очень понравилась статья Овакимяна А.Д. в которой он говорит очень правильную и простую вещь : Сиюминутное сокращение издержек принесет больше вреда, чем пользы.

Т.е. правильная работа- это результат кропотливого улучшения каждого бизнес процесса на предприятии.

Подход как всегда должен быть комплексный. Возьмем стандартный бизнес в котором есть Отдел продаж, Отдел обслуживания клиентов, Бухгалтерия, Юридический отдел и Служба безопасности. Понятно, что отделов может быть гораздо больше, но принцип везде один – эффективность работы каждого сотрудника в отделе и работа отдела в целом.

Юридический отдел.

Если у Вас есть штатный юрист или юридический отдел, который занимается всеми вопросами предприятия, то выгодней всего передавать специалистам узкие и трудоемкие вопросы — лицензирование, взыскание долгов, получение патентов и т п, но если у Вас нет ни штатных юристов ни службы безопасности, а договоры заключают менеджеры, то в этом случае надо проанализировать были ли уже ситуации или могут ли возникнуть в которых из-за отсутствия специальных навыков по проверке контрагентов или составлению договоров Вы наткнетесь на недобросовестного контрагента и не сможете взыскать свои деньги по причине неправильно составленных документов. В этом случае выгоднее договариваться со специалистами на Аутсорсинг. Также надо понимать, что юрист и взыскатель—это не одно и тоже. В готовой технологии взыскания не надо знать массу законов и уметь работать с правовыми системами и иметь опыт работы в судах, а надо уметь работать с людьми и большими объемами информации. Можно сказать, что взыскатель это скорей психолог со знанием некоторых законов. А задействование высоквалифицированного юриста в процессах взыскания—это трата денег.

Бухгалтерия.

У нас в стране со специалистами по бухгалтерскому учету странная ситуация: бухгалтеров — море, а специалистов среди них мизер. И выбрать их может только практикующий специалист. Т.е. когда директор без углубленных знаний бухгалтерского и налогового учета пытается нанять главного бухгалтера, это похоже на лотерею. Ошибки в бухгалтерии видны не сразу и бывает, что недобросовестный главный бухгалтер увольняется перед отчетным периодом.

Поэтому рекомендация очень простая. Если Вы считаете, что бухгалтерия у Вас должна быть штатная, тогда не стесняйтесь проверять качество её работы не реже чем раз в три года. Таким образом, Вы будете иметь профессиональное мнение внешних независимых специалистов по поводу правильности ведения у Вас на предприятии бухгалтерского и налогового учета.

Если Вам не нужен штат бухгалтерии, то выгодней обратиться к аутсорсерам. Тогда Вы сэкономите на оснащении рабочего места, недешевых программах и отпуске сотрудников. При этом стоимость не выше, а зачастую и ниже штатного бухгалтера. Например наша компания достигает этого за счет слаженности процессов при организации работы. Результаты работы бухгалтерии моментально не оценить, но неквалифицированный главбух однозначно приводит к переплате по налогам, штрафам, пеням, не возмещению НДС. Это те суммы, которые Вы не обязаны были платить, а могли бы потратить на более приятные дела. И не надо забывать про участившиеся случаи привлечения к уголовной ответственности директоров предприятий.

С отделом продаж более-менее всё понятно: выполнил план – получил бонус, не выполнил план несколько месяцев подряд – спасибо, до свиданья.

Но часто сталкиваемся с диллемой, когда платить бонусы, по факту заключения договора или получения денег. Правильней так или иначе привязывать продажников к фактическому получению денег. Иногда это непросто, в некоторых отраслях, например финансовых, практически невозможно, но это очень важно. Очень часто на Аутсорсинг передаются холодные звонки и другие процессы, для совершения которых не надо высококвалифицированных специалистов по продажам, а надо выявить заинтересованных клиентов.

Обслуживание клиентов – со сложностями на этом участке сталкивались практически все руководители. Лечений придумано немало: это и обучение, и проверки, и мотивационные схемы . На Аутсорсинг нередко передают так называемых услуги Тайных покупателей, которые и выявляют слабые стороны и после раскрытия мотивируют персонал на более качественный сервис.