Пожалуйста, не звони мне: новый коммуникационный этикет

Когда звонит телефон? Он каждый раз звонит тогда, когда тебе неудобно говорить. Ты работаешь, на переговорах, на встрече, читаешь или даже целуешься, а в это время раздается телефонная трель и… ты отвлекаешься. Это раздражает, нервирует, замечено, что в момент звучания звонка телефона у человека ускоряется сердцебиение, у некоторых повышается давление и даже самые приятные или нейтральные звонки физически вызывают неприятные реакции. Сегодня у каждого второго предпринимателя телефон стоит на беззвучном режиме. И у каждого из нас установлена масса мессенджеров, в которые мы отправляем информацию.

Сегодня мы становимся участниками зарождения нового коммуникационного этикета. Каким он будет? Правила только формируются. Поэтому по порядку.

Правила нового коммуникационного этикета

Телефон: «Пожалуйста, не звони мне»

1.

Если у вас есть возможность отказаться от звонка и достать своего vis-a-vis любым другим способом - откажитесь от звонка.

2.

Переведите телефон в бесшумный режим.

3.

Установите границы: с кем и когда вы говорите по телефону

4.

Проявите инициативу: начните писать в мессенджерах тем, кому вы привыкли звонить

Звоните блоками. Выбирайте наиболее удобное для звонков вам и (или) вашим партнерам и делайте звонки блоками, объединяя переговоры. Это позволит размять и «натренировать» речевой аппарат и звонки будут более качественными и пройдут значительно легче

Электронная почта

Электронная почта – решайте в электронной почте деловые вопросы. Это позволяет перевести сообщения в деловое русло, восстановить всю историю переписки, дозировать и ограничивать или расширять количество людей, имеющих доступ к информации.

1.

Указывайте тему письма и обязательно актуализируйте ее

2.

Учитесь писать так, что бы было понятно:

- не пишите больше 21 слова. Если получается больше – разбивайте текст на разделы

- старайтесь выделять цифры, даты цветом или шрифтом, но не перебарщивайте

- используйте принцип «если, то» - выстраивайте смысловые связи

- используйте рационально подпись (реклама, контакты, описание проектов)

3.

Настройте автоответ в почте или подтверждайте получение – это очень экономит время, исключает звонки (получил- не получил)

4.

Поле «кому» заполняйте в последнюю очередь – это исключает отправку, например, внутренних писем клиентам и писем бойфренда – маме.

5.

Проверьте, как выглядит адрес вашей электронной почты. Его должно быть удобно диктовать, он не должен вызывать странных ассоциаций (например, однажды взрослая дама прислала мне письмо с личного ящика kotenok66@ - я напрягалась)

6.

Создайте смс с вашими контактами и пересылайте его, что бы не писать каждый раз.

7.

Синхронизируйте гаджеты, поставьте пересылку со всех ящиков на один, установите все мессенджеры на все устройства.

Как стартовать новый коммуникационный этикет.

Важно помнить, что первым делает тот, кому это надо. Если вы считаете, что Вам надо сменить систему коммуникации – начните менять ее сами. Самое важное – сообщите об изменениях тем, кого они коснуться. В сети можно решать максимум задач, не отвлекая партнеров и сотрудников длительными переговорами. Но помните, что:

1.

Не смотря на то, что социальные сети сегодня охватывают большинство работающих людей, добавляетесь в друзья – назовите себя, не заставляйте партнера искать информацию, помогите ему.

2.

Помните, что ответ на вопрос в письменном виде требует несколько больше времени, закладывайте на это дополнительные временные лаги.

3.

Про рабочие вопросы пишите в почту, а не в мессенджеры, так удобнее сохранить информацию, передавать большие блоки информации, систематизировать ответы.

Ну а что же телефон?

Я не хочу превратиться в героя одного популярного фильма, где «все умрет и театр, и кино, и останется только телевидение». Телефон долго еще будет сопровождать бизнес как функция руки. И все же лучше звонить или учиться писать?

Звонить

Заменить звонок

Телефон привычное средство коммуникации для многих людей

Раздражающий и беспокоящий фактор

для тех, у кого звонок означает возникающие сложности

Живой голос лучше передает эмоции и

более убедителен: можно быстро решить сложную ситуацию или продать

Плохо передает структурированную информацию: цифры, названия, адреса

Для голосовой связи достаточно самой простой техники, подойдет даже дисковый телефон

Технические помехи сильно снижают качество общения

Можно быстро получить ответы на вопросы

Длительные разговоры бывают затратными

Ограничен часовыми поясами, шумом окружения и неэтичностью долгого разговора в присутствии других людей

Человек хуже воспринимает информацию на слух, легко отвлекается на окружающий видеоряд

Можно, конечно приводить еще много доводов «за» и «против», но придется принять ситуацию. Коммуникационный этикет меняется. Поэтому пора учиться внятно формулировать свои мысли в письменном виде и настраивать личную систему потоков информации.