Напиши мне кратенько. Уроки этикета

Сегодня — о том, что стало для нас привычным и даже обыденным. То без чего многие из нас не представляют свой день. Общение в мессенджерах. Причем акцент сделаем на деловом общении в коллективе.

Итак. В самом начале работы в новом трудовом коллективе, если возникнет необходимость, начальнику лучше отправить SMS-сообщение. Если он предложит перейти в мессенджер — то Welсome туда, куда позовет. Но начинать лучше с SMS. А инициатива, как обычно, за руководством.

Этому есть объяснение. Функция SMS есть в любом мобильном устройстве, даже кнопочном. Вот и не будем проверять своего шефа на предмет владения гаджетами, приложениями и мессенджерами. Всякое в жизни бывает.

Кроме того, не рекомендуется звонить через мессенджеры. Если руководитель сам предложит — то да. Но не иначе.

А теперь о самом «любимом».

«Екатерина, здравствуйте!»

Дзинь. Первое сообщение пришло.

«У нас все в силе?»

Дзинь. Второе.

Вероятно, собеседник нас хочет разбудить первым сообщением, вторым заинтриговать, а уж потом суть изложить. Но нет. Может просто рассердить.

И хорошо, если сообщения два. А то, бывает, сижу и смотрю в телефон на «Екатерина, здравствуйте!», жду, что будет дальше и тихо закипаю. И я в этом не одинока.

Запомните — вся деловая информация, да и не только деловая, должна быть в ОДНОМ сообщении.

Постоянно возникают споры по поводу слов приветствия или их отсутствия. Можно писать, можно не писать. Лично мне совсем не сложно написать «Здравствуйте!». Но точных правил в этом так и не установили.

Как и наличие или отсутствие точки в конце сообщения.

Специалисты по русскому языку абсолютно категоричны: «Точке — быть!» Это правило усвоено в первом классе школы.

Молодое поколение утверждает, что точка в конце сообщения — это агрессия. И есть уважаемые специалисты в области этикета, которое мнение молодежи разделяют.

Что в итоге? Каждый решает сам. Мне оба мнения нравятся.

Сроки ответа на сообщение — 24 часа. Но, чем быстрее, тем продуктивнее работа в офисе. Однако, если нет ответа, то вежливо напомнить о себе вполне допустимо, спустя некоторое время. Особенно, если тормозится трудовой процесс. Мы же о деловом этикете сейчас.

Перед тем, как отправить сообщение, лучше его перечитать. Т-9 не дремлет! И что он может натворить!!! Лучше перечитаем внимательно до отправки, чтобы потом не извиняться. Все Юли мира сейчас меня поймут. Как меняет их имя зловредная функция Т-9!

Голосовые сообщения — абсолютный бич делового общения! Ну нет, нет и нет! Слушать его можно только в наушниках. Маме можно наговорить голосом, мама рада будет услышать наш голос. А коллеги и начальник могут рассердиться. Или не ответить. Ну не было у них наушников или тайной комнаты для прослушивания сообщений. На переговорах начальник сидел, информацию ждал, а пришло голосовое!

Пунктуации всегда говорим «да!». Ее отсутствие дурно скажется на деловом имидже. И я уже не говорю, что можно просто запутать собеседника, казнить кого-то или помиловать. А её использование, наоборот добавит баллов.

Помните анекдот про пивной ларек, на котором было объявление, что пива нет? Ну могли же просто написать, что пива нет, а они написали: пииива неет!

Этот анекдот голосом очень хорошо передает интонацию. Но в текстовом сообщении интонацию и настроение передать сложно. И тут придумали для этого смайлики. Хорошо, конечно, что придумали, но в деловом общении к ним надо относиться очень и очень осторожно. Все эти ладошки, сложенные в мольбе, или обезьянки с улыбками, хуже того, сердечки или цветочки, могут привести совсем не к тому результату, что мы ожидали.

Можно ли пересылать полученное вами сообщение? Вопрос не однозначный. Давайте разбираться.

Какое письмо, полученное старым добрым способом в конверте, мы можем положить на стол коллеге или начальнику? Сметы, договоры, предложения. Это все можем положить на стол или в папку для ознакомления. Так же поступаем и с электронными письмами и сообщениями. Пересылаем. Зато не сработает «глухой телефон».

Но если переписка носит сколько-нибудь личный характер — пересылать ее не стоит.

Например, вас просят уточнить, будет ли человек на встрече. Вы пишите этому человеку, а он вам отвечает: «Ой, душа моя, буду непременно, за одним и с Вами лично пообщаюсь!», или «Не могу я быть, дела у меня на это время. Мама заболела, собаку к ветеринару везти надо. Не поеду я к вам на саммит».

И вот такое сообщение пересылать уже не следует. Достаточно написать: «Иван Иванович подтвердил свое присутствие», или «Иван Иванович не сможет присутствовать». И этого будет достаточно. В противном случае мы рискуем оказаться в роли сплетника или инициатора конфликта.

Даже если очень хочется показать начальнику «истинное лицо партнера», пересылать подобное не следует. Ведь в первую очередь мы покажем свое, в данном случае, не очень красивое «лицо». А это нам надо? Ну, только если надо, непременно пересылаем. Но сохранить сообщение, наверняка, можно и иногда даже нужно. Оно может послужить доказательством в случае каких-то недопониманий.

А теперь о групповом общении в сети. О групповом чате.

Общий трудовой чат. А?! Вздрогнули? Я прямо от одного этого названия уже занервничала. Если он есть, если он нужен, то мы всегда помним, что он трудовой, деловой! Есть рабочее время — там есть сообщения. Закончился рабочий день, а написать коллеге надо, есть личное общение.

И да — никаких открыток Со светлым Христовым Воскресением, Днем Матери и Днем святых Петра и Февронии там НЕ МОЖЕТ БЫТЬ!

Если вы начальник, и вам прямо очень надо коллектив поздравить, но вы в отъезде, напишите в общем чате своими искренними словами. А коллеги в ответ, ну пожалуйста, не пересылайте сообщения с пометкой «часто пересылаемое сообщение»! Достаточно «лайкнуть». Так же можно отреагировать, что задание шефа лично вы прочитали, а не писать всем по очереди: «Понял», «Спасибо!». Последний сотрудник, который зайдет в чат, палец себе сотрет, отматывая сообщения к самому заданию.

Строго придерживаемся тематики заведенного чата. Если это чат собственников садовых участков, то писать в нем можно исключительно о проблемах садового хозяйства. Не делиться рецептами заготовок, не обсуждать политическую ситуацию в стране, не поздравлять всех с новым теплым добрым утром и не желать всем добра и мира вместе с мордочкой котенка или красивым восходом и закатом, а писать только про хозяйственные проблемы в своих садах.

Аватар. Сотрудники серьезных компаний устанавливают на аватар собственное фото для того, чтобы собеседник мог понять, с кем общается. И, если вы руководите банком, а на заставке вашего секретаря призывные губы и декольте и глаза под черной вуалью, а она отправляет от вас сообщения партнерам, в духе: «Это секретарь Петра Петровича. Он просил согласовать встречу с Вами», ну…. сами понимаете…. Деликатные промолчат, но имидж банка пострадает.

Последнее сообщение. Его пишет тот, кто начал переписку.

Я обычно говорю, что этикет можно и нужно нарушать, если знаешь, что нарушаешь и зачем ты это делаешь. Но сейчас я этого вам не посоветую. В деловом общении в мессенджерах этикет лучше знать и не нарушать. Зарплата выше будет.